Подходы к управлению

Для достижения «цели – ноль» Viru Keemia Grupp совершенствует управление рисками в области производственной безопасности, инвестирует в передовые технологии, повышающие надежность ее активов, и повышает культуру безопасности.

Концерн выделяет пять ключевых направлений деятельности по достижению «Цели – ноль». В рамках этих направлений каждый руководитель взял на себя личные обязательства по повышению уровня производственной безопасности. Эти обязательства отражены в целевых показателях эффективности руководителей.

Основными целями, определенными в политике безопасности труда, являются:
• снижение показателей производственного травматизма, профессиональных заболеваний, аварийности и негативного воздействия на окружающую среду;
• организация безопасного производства на основе анализа, управления и минимизации производственных рисков;
• внедрение лучших мировых практик в данной сфере.

Стратегические цели предприятия в области охраны труда и производственной безопасности:
• отсутствие смертельных случаев на производстве;
• отсутствие крупных аварий;
• внедрение корпоративной интегрированной системы управления вопросами охраны труда и производственной безопасности в соответствии с международными стандартами на всех предприятиях концерна;
• внедрение системы предотвращения травматизма;
• регулярные инфочасы для работников;
• внедрение системы BBS или Task Safety Audit.

Взаимодействие с местными сообществами

VKG – это крупное производственное предприятие, которое создает много рабочих мест для местных жителей. По состоянию на конец отчетного года в сегменте добычи и переработки сланца было занято около 1800 человек, в основном из числа местных жителей. Наши объекты сланцепереработки находятся в черте города, поэтому безопасность населения и работников для нас является приоритетом. Мы реализуем программы в области промышленной безопасности и охраны труда, стремясь минимизировать риски аварий на производстве. Существенную роль в этом процессе мы отводим повышению культуры безопасности труда.

Культура безопасности

На развитие культуры безопасности в концерне направлен комплекс мероприятий: поэтапное обязательное и дополнительное обучение и контроль знаний, информирование и агитация сотрудников и подрядных организаций, укрепление приверженности руководителей ценностям безопасности.

В концерне реализуется ряд проектов, включающих аудиты состояния безопасности конкретного направления, выявление зон развития и разработку планов действий с применением передовых методик.

Формированию культуры безопасности в Компании служит система обучения в области производственной безопасности, которая базируется на требованиях законодательства, корпоративных стандартах и лучших практиках.

Самый простой и доступный для всех как работников концерна, так и подрядных организаций, партнеров это домашняя страница концерна www.vkg.ee. На повышение культуры безопасности направлена и инициатива «Опасно – сообщи!». Система регистрации опасных ситуаций (англ near miss) была запущена в 2017 году и с ее помощью каждый сотрудник может быстро и удобно сообщать об опасных ситуациях на рабочем месте. Система регистрации опасных ситуаций позволяет предотвращать несчастные случаи на производстве, заблаговременно реагируя на возможные проблемы. Внедряя и используя эту систему, мы можем привлекать всех работников к улучшению рабочей среды. Сейчас для регистрации опасных ситуаций используются несколько разных возможностей.

Сейчас для регистрации опасных ситуаций используются несколько вариантов. Самый простой и доступный для всех как работников концерна, так и подрядных организаций, партнеров это домашняя страница концерна www.vkg.ee. В 2017 году через систему было зарегистрировано более 80 случаем опасных ситуаций, своевременное решение которых позволило избежать возникновения несчастного случая.

Работники привлекаются к обеспечению успешной безопасности труда также посредством открытости и общения. Все работники имеют возможность выдвигать свою кандидатуру, чтобы стать уполномоченным по окружающей среде и таким образом принять участие в работе совета по окружающей среде. Уполномоченные по окружающей среде – это выбираемые работниками представители, и они принимают участие в работе совета по окружающей среде вместе с представителями работодателя.

Безопасность обращения с химикатами и ответственное отношение к продукции

VKG играет активную роль в развитии химической промышленности, как на местном, государственном, так и международном уровне. Концерн является членом Союза Химических предприятий Эстонии (EKTL) и благодаря этому тесно связан с химическими инициативами Европы и всего мира. А так же с добровольными начинаниями в среде химических предприятий под названием CEFIC и ICCA. VKG уже более 10 лет успешно работает на основе принципов инициативы «Заботы и ответственности» (Responsible Care – RC) и в 2013 году было принято решение одним из первых предприятий в Эстонии присоединиться к проекту Всемирной стратегии развития продукции (Global Product Strategy – GPS).

GPS является добровольной инициативой, руководит которой ICCA, которая в свою очередь вместе с Всемирной хартией RC образует фундамент для платформы химических предприятий Участвующих в международной стратегии управления химикатами (SAICM). которая была создана ООН. Для всей химической промышленности GPS позволяет более широко представить общественности химикаты, прошедшие тесты REACH для того, чтобы повысить доверие общественности в сфере безопасного обращения с химикатами. И если данные по тестам REACH являются достаточно объемными, специфическими и комплексными детальными документами, то выходом работы GPS являются выводы по обращению с химикатами (GPS Product Safety Summary), которые содержат данные о руководстве рисками, а так же их анализ в легкой форме. Информацию, поданную в такой форме, можно передать работнику или подрядчику, а так же другим заинтересованным лицам. Эти итоги содержат информацию об опасностях, рекомендации по управлению рисками, а также информацию о пользе, которую приносит обществу использование химикатов.

В Эстонии деятельностью и применением GPS управляет EKTL, но применяется он на базе предприятий, и на данном этапе VKG взяло на себя роль проводника данной инициативы на уровне химической промышленности страны. 2013 год потребовался нам на подготовку внедрения проекта: определение необходимых действий на базе предприятия, выяснению основных нужд, планирование ресурсов итд. Первые реальные результаты будут достигнуты в 2015 году, когда на портал GPS будут загружены первые выводы о безопасном использовании химикатов и проект подойдет к концу ориентировочно к 2018 году, когда подойдет к концу регистрация химикатов в системе REACH. Тогда общественности должны быть доступны общие данные по безопасному использованию всех производимых концерном веществ.

Основные задачи GPS:

• Распространить данные о безопасном использовании химических продуктов;
• Способствовать распространению ответственного отношения и гарантировать правильное обращение с химикатами, а так же их использование в течении всей производственной цепи вне зависимости от географического местонахождения (уменьшить различия между развитыми и развивающимися государствами в этой сфере), предлагая современную и достойную доверия информацию;
• Увеличить прозрачность системы, помогая предприятиям предлагать информацию целевым группам о химикатах, находящихся в продаже и делать это в ясной и понятной форме: при помощи выводов GPS о безопасном использовании веществ;
• В 2018 году общественности будут доступны данные о безопасном обращении со всеми химикатами, которые имеют обращение на территории ЕС.

Учет и отчетность, связанные с опасными химикатами

Одним из самых важных принципов инициативы «Забота и Ответственность» является помощь другим предприятия и несение ответственности за произведенные предприятием химикаты во время всей производственной цепи. Эти принципы должны быть внедрены кроме среды общения простых клиентов также и внутри самого концерна, благодаря чему учет и отчетность по обращению с опасными химикатами на VKG отвечает самым высоким требованиям. Приоритетом концерна в этой сфере является сотрудничество между дочерними предприятиями, синергия, способствование обучению друг друга. Работы для согласования учета и отчетности по всему концерну были начаты гораздо раньше, но в 2013 году были достигнуты первые сравнительные результаты. Целью следующих лет является улучшить систему и постоянно повышать качество собираемой информации, осуществляя это через распространения лучших практик между дочерними предприятиями.

Работа членов правления оплачивается ежемесячно, и она состоит из зарплаты за исполнение обязанностей членов правления, за хранение коммерческой тайны и платы за запрет участия в деятельности конкурентов. Обязанности членов правления заключены в договорах о найме. В соответствии с договором о найме, члены правления могут получать дополнительную плату по решению Совета концерна.

Надзор за деятельностью руководства

Надзор за руководством материнского предприятия начиная с 01.02.2012 осуществляет совет состоящий из 6 членов. Заседания совета проходят ежемесячно, как правило, в последнюю среду месяца. Вопросы, нуждающиеся в оперативном согласовании совета, решаются в конструктивной форме посредством электронных каналов связи.

В соответствии с Законом об Аудите, VKG является общественно-значимой единицей, в которой должен быть создан аудиторский комитет. Членами аудиторского комитета VKG являются Антс Лаос (председатель комитета), Прийт Пийльманн, Маргус Кангро и Элар Сарапуу. В соответствии с основным указом, аудиторский комитет является органом сотрудничающим с Советом концерна по вопросам связанным с бухгалтерией, аудиторским контролем, управлению рисками, внутреннему контролю и аудиту, а также осуществлению надзора, составлением бюджета, и общей юридической корректности деятельности. Состав руководств дочерних предприятий и их советов по состоянию на апрель 2018 года приведен в нижеследующей таблице.

Сотрудничество руководства и Совета

Сотрудничество руководства и Совета проходит в конструктивной форме. Кроме ежемесячных собраний Совета, срочные вопросы решаются без созыва Совета. Так же проходят и необходимые консультации.

Членам правления запрещено работать в сферах, составляющих конкуренцию деятельности концерна. Исключения составляют случаи, для которых было специально выдано письменное разрешение Совета.

В 2017 году ни один из членов правления не сообщил о своей деятельности составляющей конкуренцию концерну или таковых намерениях.

Для того чтобы исключить возможность возникновения конфликта интересов, работающие в концерне руководители предприятий и руководители среднего звена обязаны предоставлять своему руководству или Совету письменное уведомление о каких-либо изменениях, касающихся приобретения акций или долей предприятия, о становлении членом правления или Совета частного предприятия, а также об основании предпринимателя-частного лица.

Обязанность составления финансового отчета за экономический год для Viru Keemia Grupp заключена в законе. Как в материнском предприятии, так и в дочерних предприятиях система бухгалтерского учета выстроена в соответствии с Международным Советом по стандартам в Бухгалтерии (IASB) и основана на международном Стандарте Финансовой Отчетности (IFRS), а также изданными на их основе объяснениях. Решения по сделкам и стратегически важным шагам принимает руководство VKG в ходе еженедельных собраниях руководства и советов дочерних предприятий.

Финансовая служба концерна занимается ежедневным руководством финансовыми потоками, а также планированием, составлением бюджетов дочерних предприятий, их исполнением и надзором за их исполнением, подготовкой бизнес проектов и переговорами с финансовыми учреждениями и инвесторами. Центральную финансовую службу концерна поддерживают соответствующие службы, работающие в дочерних предприятиях, в задачу которых входит так же анализ экономической деятельности дочерних предприятий. Все технические финансовые операции осуществляет централизованная бухгалтерия концерна. Бухгалтерия осуществляет необходимые выплаты, рассчитывает зарплаты, выплачивает работникам пособия по отпуску и болезни и составляет ежегодный экономический баланс. Предприятие, обязанное вести бухгалтерский учет, гарантирует опубликование актуальной, важной и объективной и сравнительной информации о финансовом состоянии предприятия, его экономических результатах и финансовых потоках. Если в бухгалтерском предписании Viru Keemia Grupp не сказано по-другому, при опубликовании данных предприятие исходит из требований Международных Стандартов Финансовой отчетности (IFRS), Законе о Бухгалтерии Эстонии, руководств Бухгалтерского Комитета Эстонии (Eesti Raamatupidamistoimkond) и других правовых актов.

Периодом бухгалтерской отчетности является 12 месяцев. Экономический год начинается 1 января и заканчивается 31 декабря. Акционерное общество Viru Keemia Grupp имеет право и обязанность вести собственный бухгалтерский учет собственной деятельности, исходя из устава предприятия и внутренних бухгалтерских предписаний. Внутренние бухгалтерские предписания в Viru Keemia Grupp изменяются после согласования изменений с собственниками по экономическим соображениям, в случае реорганизации деятельности предприятия и исходя из изменений, произошедшим в Международных Стандартах Финансовой Отчетности (IFRS) или в связи с содержанием инструкций и методических рекомендаций, издаваемых Службой бухгалтерского учета Эстонской Республики, а также с поправками в государственных законах о налогообложении и налоговых инструкциях или по иным причинам.

Предприятие обязано документировать и описывать все экономические сделки в бухгалтерских регистрах. Экономические сделки описываются в виде двойного регистрирования в бухгалтерском регистре на счета «дебит» или «кредит».

Экономические сделки регистрируются в хронологических и систематических бухгалтерских регистрах во время происхождения экономической сделки или сразу же после нее. Бухгалтерский регистр – это база, используемая в организации бухгалтерского учета. Бухгалтерский регистр оформляется в хронологическом порядке (дневная книга) и по счетам (оборотный баланс). Все отчеты по счетам и регистры составляются на основе используемой бухгалтерской программы. Отчеты по счетам и регистры сохраняются на компьютерном информационном носителе, на серверах и/или распечатанным на бумаге. С 1 января 2001 г. в бухгалтерском учете предприятия используется для планирования ресурса и управления финансами (ERP) программное обеспечение Baan. В 2018 году начинается подготовка к переходу на использование нового программного обеспечения ERP. Аудитор Viru Keemia Grupp назначается на общем собрании акционеров. Для нахождения аудитора руководство организует конкурс, целью которого найти предприятие, оказывающее услугу аудита на следующий период. Последний конкурс на поиск предприятия-аудитора прошел в 2015 году. Услугу проведения аудита концерну оказывает компания KPMG Baltics OÜ.

Внутренний контроль и система управления рисками

Внутренний контроль

В концерне VKG функции внутреннего аудита и внутреннего контроля выполняет действующий независимо отдел внутреннего контроля. Это структурное подразделение VKG, которое контролирует деятельность акционерного общества, его дочерних компаний, дочерних предприятий этих компаний и других коммерческих объединений, входящих в консолидированную группу, а также контролирует соответствие их деятельности законодательству и другим правовым актам Эстонской Республики, уставу VKG, решениям общего собрания акционеров, решениям наблюдательного совета и решениям правления, а также внутренним правилам и руководству к действию концерна и дочерних предприятий.

Основной задачей отдела внутреннего контроля VKG является оценивать и исследовать экономическую деятельность концерна, исходя из принципов доверия и эффективности.

Задачей внутреннего контроля является открывать недостатки в работе работников концерна и дочерних предприятий, сделанные ими ошибки, неисполненные задания, случаи превышения полномочий, привлечь внимание к данным случаям и сделать предложения для их устранения.

Внутренний аудитор составляет акт или отчет о процессе и результате контроля, которые затем предоставляется контролируемому для ознакомления и обратной связи. Отдел внутреннего контроля дает отчет об открытых ошибках вместе с оценкой, своими выводами и предложениями. Он также сводит данные вместе по материнскому и дочерним предприятиям, делает по ним отчет и анализ, который предоставляется, в зависимости от их важности и степени обобщения, членам правления концерна или правлению дочерних предприятий.

В концерне действует система внутреннего контроля, обеспечивающая:

• минимизацию рисков;
• разработку, внедрение, надлежащее выполнение, мониторинг и совершенствование контрольных процедур на всех уровнях функционирования бизнеса и управления концерном;
• непрерывность деятельности концерна, а также наиболее эффективную реализацию деятельности концерна, его устойчивости и перспектив развития, включая своевременную адаптацию концерна к изменениям во внутренней и внешней среде;
• единообразный и системный методологический подход, а также качественную информационную и аналитическую поддержку процесса принятия управленческих решений в концерне;
• своевременное разрешение конфликтов интересов, возникающих в процессе деятельности Компании.

Антикоррупционная деятельность

Концерн имеет нулевую толерантность к возможным рискам коррупции и мошенничества. включает основные требования к реализации бизнес-процессов для снижения коррупционных рисков, а также устанавливает правила и нормы антикоррупционного поведения для всех сотрудников Компании. Ответственным лицом по вопросам противодействия мошенничеству и коррупции является заместитель Генерального директора Компании по безопасности.

Антикоррупционный комплекс включает в себя ряд мер противодействия коррупции на всех уровнях внутрикорпоративного регулирования:

• применение принципа «должной осмотрительности» при выборе поставщиков;
• проверку действующих и принимаемых на работу сотрудников на предмет аффилированности сторонним коммерческим структурам и наличия конфликта интересов;
• проведение внутренних расследований по выявленным фактам злоупотребления служебным положением и привлечение виновных лиц к ответственности.

Система управления рисками

За составление политики управления рисками предприятия Viru Keemia Grupp отвечает правление концерна.

Целями управления рисками концерна VKG являются:

• помочь процессу принятия решений;
• избежать или уменьшить опасности для имущества или репутации концерна;
• поднять эффективность работы предприятия;
• поднять эффективность использования ресурсов предприятия (капитал, энергия);
• уменьшить возможность возникновения неожиданных ситуаций и составить необходимый план действий в случае их возникновения.

В основе управления рисками в концерне лежит рамочный документ. В данном документе были составлены и описаны основные риски концерна, им дана оценка и приведены меры к сведению их к минимуму. Риски деятельности проистекают в основном из деятельности концерна, которая в свою очередь связана с миссией VKG максимально раскрыть потенциал местного сланца и наиболее эффективно его использовать.

Методика оценки рисков

Руководство концерна составило исчерпывающий перечень рисков, которые могут повлиять на устойчивое развитие компании. Все перечисленные риски делятся на четыре группы:

• стратегические риски ‒ связаны с долгосрочными целями концерна (изменения на рынке, конкуренция);
• оперативные риски ‒ связаны с процессами, которые проходят в концерне (работа сотрудников и оборудования);
• финансовые риски ‒ связаны с непосредственными финансовыми потерями (процентные ставки, валютные курсы);
• риски соответствия ‒ связаны с постановлениями (законы, инструкции).

Для каждого риска вероятность его возникновения и величина его потенциального воздействия оценивались отдельно. На этой основе были отобраны критические риски, т. е. риски, которые имеют высокую вероятность возникновения и окажут значительное влияние. Эти риски подробно расписаны в отчете по управлению рисками, им дана оценка и назначены ответственные из числа членов правления, кроме того, достигнута договоренность в отношении программы действий по снижению рисков.

Ниже приведены три наиболее важных для концерна риска.

Риски, связанные с доступностью сырья

Поскольку основной целью VKG является обогащение сланца, критически важным фактором для продолжения деятельности является обеспеченность сланцевым ресурсом. В 2012 году VKG открыл шахту Ojamaa, что позволило значительно снизить риски, связанные с доступностью сланца. Шахта Ojamaa покрывает около 85% от общей потребности VKG в сланце до 2030 года. Недостающие 15% будут покрыты за счет долгосрочных договоров о поставках с другими сленцедобывающими предприятиями или за счет существующих складских запасов. Если не будет возможности купить сланец на рынке на подходящих условиях и складские запасы будут исчерпаны, заводы будут работать не на полную мощность.

Для обеспечения надежности поставок сланца после 2030 года ведется активная работа по приобретению новых разрешений на добычу. Учитывая экологические и экономические факторы, наиболее подходящим будет новое разрешение на добычу в шахтном поле Уус-Кивиыли, расположенного рядом с шахтным полем Оямаа. Наш план – в течение ближайших двух лет обеспечить необходимый для производства сланцевый ресурс до 2045 года.

Риски, связанные с мировыми ценами на сырую нефть

Поскольку основной продукт, получаемый при обогащении сланца, – это сланцевое масло, экономический успех концерна напрямую зависит от того, какую цену готовы платить за него покупатели на глобальном энергетическом рынке. Референтный продукт сланцевых масел – топочное масло с 1%-процентным содержанием серы, цена которого в свою очередь зависит от цены на сырую нефть. Поскольку цена на сырую нефть в результате незначительной разницы между предложением и спросом может очень сильно изменяться, то и доход, получаемый от продажи сланцевых масел, может быть очень волатильным. В общем объеме доходов VKG доля доходов от продажи сланцевого масла может составлять 50-90%, в зависимости от цен на масло на мировых рынках.

VKG активно занимается снижением рисков, связанных с мировыми ценами на сырую нефть. Для обеспечения устойчивого развития концерна в случае резкого падения доходов от продажи используются две дополняющие друг друга меры:
1. Фиксирование цены продажи сланцевых масел посредством будущих сделок.
2. Накопление буфера ликвидности.

В соответствии с действующей политикой, VKG снизит цены на 25-65% планируемого на следующие 18 месяцев объема производства референтного продукта сланцевых масел. При увеличении буфера ликвидности долю будущих сделок в общем объеме продаж можно уменьшить. В 2017 году 65% масляной продукции было ослаблено будущими сделками.

Риски, связанные с окружающей средой

Деятельность VKG как представителя обрабатывающей промышленности и производителя углеродсодержащего топлива связана со значительными экологическими рисками, как при добыче и обогащении сланца, так и сбыте продукции. Цель VKG – быть флагманом в своем секторе, демонстрируя другим, как в традиционном производстве можно решать экологические риски с использованием интеллектуальных и современных технологий. В течение последних 15 лет концерн инвестировал .... миллионов евро в различные проекты, связанные с окружающей средой, чтобы уменьшить свой экологический след. Основное внимание при инвестировании было уделено максимально эффективному использованию ресурса и смягчению сопутствующего влияния на окружающую среду. Соответствующая работа ведется постоянно и будет продолжена в будущем, поскольку, в конечном итоге, она, без сомнения, окупится.

В дополнение к снижению экологических рисков, связанных с производственной деятельностью, не менее важно публично говорить об этих рисках и вовлекать различные заинтересованные группы в обсуждение того, как можно действовать еще лучше. Для достижения этой цели VKG ежегодно проводит День окружающей среды. В 2017 году основная тема Дня окружающей среды была связана со вторичным использованием сланцевой золы и ее максимально экологически безопасным складированием.

Схема процесса управления рисками в концерне

Международные системы управления

В международных системах управления, таких как ISO и OHSAS, есть отдельные процедуры для снижения рисков как в сфере управления качеством, охраны окружающей среды и руководства за безопасностью рабочих процессов. Эти международно-признанные системы работают в каждом дочернем предприятии VKG. В приведенной ниже таблице находятся все дочерние предприятия и находящиеся в их использовании системы управления.

Цепочка поставок

Концерн развивает сотрудничество с подрядными организациями, делая акцент на открытость рынку, рыночное ценообразование, длительные и структурированные взаимоотношения. VKG стремится развивать долгосрочное контрактование, различные инструменты мотивации подрядчиков и гибкие механизмы ценообразования.

Задачи закупочной деятельности VKG:

• обеспечить максимально экономные и эффективные закупки;
• привлекать потенциальных участников из оптимальной выборки к проводимым процедурам;
• обеспечить объективный, аргументированный и беспристрастный процесс выбора победителей;
• обеспечить открытость проводимых процедур;
• в сотрудничестве с ключевыми поставщиками обеспечить последовательное развитие конкурентоспособности и технологической базы обеих сторон.

Управление выбором поставщиков и работой с ними осуществляется в рамках интегрированной системы менеджмента. Выбор поставщиков концерна для поставки товаров, работ и услуг осуществляется унифицированно, по итогам проведения конкурентной процедуры выбора поставщиков.

Базовыми критериями при выборе поставщиков являются стоимость, качество, сроки изготовления и поставки / выполнения работ / оказания услуг, наличие у поставщика соответствующих технических и кадровых ресурсов, необходимый опыт выполнения работ / оказания услуг по соответствующему направлению. Одним из ключевых критериев выбора является соблюдение поставщиков, принятых в концерне правил в области производственной безопасности.

Закупочная деятельность концерна имеет наибольший удельный вес по подрядам, публично проводимым крупнейшими частными предприятиями-производителями Эстонии. В 2017 году мы организовали в общей сложности 734 публичных подряда (по сравнению с 458 в 2016 году, годовой прирост составил 54%).